Toda organización sin fines de lucro enfrentará este momento: un miembro de la junta tiene un interés personal en una decisión que la junta está a punto de tomar. Quizás la organización quiere contratar a la empresa de ese miembro, alquilar su edificio o pagarle por servicios.
Eso es un conflicto de intereses, y no es automáticamente malo. Lo que causa problemas es manejarlo en silencio, sin reglas y sin registro.
Una política escrita de conflicto de intereses lo resuelve en tres pasos sencillos:
1. Declararlo. El miembro de la junta lo dice en voz alta y para el registro: «Tengo un interés personal en esto».
2. Salir de la sala. Ese miembro sale de la discusión y no vota en el asunto.
3. Decidir y documentarlo. El resto de la junta compara precios y opciones, elige lo mejor para la organización —no para el miembro— y escribe la decisión en las actas.
Esto es lo que muchos fundadores no saben: el código tributario, por sí solo, no exige esta política. Pero el IRS pregunta por ella dos veces. El Formulario 1023, la solicitud de exención de impuestos, pregunta si tienes una —el IRS incluso ofrece un modelo—. Y cada año, el Formulario 990 pregunta si tienes una política escrita, si los miembros de la junta declaran sus intereses cada año y si realmente la cumplen. Esas respuestas son públicas. Los donantes y las fundaciones las leen.
Algunos estados van más lejos y exigen la política por ley.
El mejor momento para adoptarla es en la primera reunión de la junta, antes de que se mueva dinero, y luego renovar las declaraciones una vez al año. Toma una página y unos minutos. A cambio, protege a la organización, protege al miembro de la junta y demuestra al IRS y a tus donantes que tu organización funciona con honestidad y transparencia.
— 501c3 Expert
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