Si las Articles of Incorporation (el acta constitutiva) son el certificado de nacimiento de tu organización, los estatutos —los bylaws— son su libro de reglas.
Los estatutos son las reglas internas que tu organización adopta para gobernarse. Establecen las cosas en las que nadie piensa hasta que hay un desacuerdo:
— Cuántos directores forman la junta, cómo se eligen y cómo pueden ser removidos
— Quiénes son los oficiales —presidente, secretario, tesorero— y qué hace cada uno
— Cómo se convocan las reuniones, cuánto aviso se requiere y cuántos miembros forman el quórum
— Cómo se vota, cuánto duran los mandatos y cómo pueden cambiarse los propios estatutos
¿Por qué son tan importantes? Por cuatro razones.
Primero, tu estado los espera. Una corporación adopta sus estatutos en su primera reunión organizacional, justo después de constituirse.
Segundo, el IRS los revisa. El Formulario 1023, la solicitud de exención de impuestos, pide una copia, y deben estar en línea con las reglas del 501(c)(3). El Formulario 990 después pregunta si tus documentos de gobierno han cambiado significativamente.
Tercero, tu banco te los pedirá. Sin estatutos, no hay cuenta de negocios: los bancos quieren prueba de quién está autorizado a actuar por la organización.
Y cuarto —la razón de verdad— los estatutos resuelven los conflictos antes de que empiecen. ¿Quién puede firmar? ¿Quién decide? ¿Quién puede remover a un director que dejó de venir? Con buenos estatutos, la respuesta está por escrito. Sin ellos, cada pregunta se convierte en una pelea.
Dos advertencias prácticas. No copies una plantilla cualquiera de internet: unos estatutos que no coinciden con cómo operas en realidad son peores que no tener ninguno. Y cuando tu organización cambie, enmienda los estatutos y regístralo en las actas, en lugar de simplemente hacer las cosas de otra manera.
Adóptalos en la primera reunión, fírmalos y féchalos, y guárdalos con los registros de la corporación. Es una hora de trabajo que protege a la organización durante toda su vida.
— 501c3 Expert
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